Når en pakke blir stående fast i tollen et sted mellom Sverige, USA og Kina, er det sjelden noen på lageret som jubler. Det er der Sara Kebehwar kommer inn – Zendrs egen tullexpert som hjelper kundene med å unngå både forsinkelser og unødvendige kostnader.
Hvem er Sara?
Sara er 26 år gammel, bor med forloveden sin og beskriver seg selv som en ganske hjemmekjær person – hun trives best med å lage mat, se serier og ta et glass vin eller øl hjemme. Rett etter videregående skole gikk hun inn i logistikkbransjen og ble der. Hun har jobbet som både speditør og med toll hos andre selskaper før hun havnet på Zendr, hvor hun nå har vært i to år.
“Jeg ble fanget av logistikken. Det er høyt tempo, mye å holde styr på, og man blir aldri ferdig utlært – spesielt når det gjelder toll.”
Hvorfor toll? Slik ble hun Zendrs tolloverekspert
På Zendr oppdaget Sara raskt én ting: en stor del av alle kundehenvendelser handler om toll. Ulike land, ulike regler, ulike dokumenter, ulike avgifter. For mange av Zendrs kunder er tollet et mysterium. Sara ble dratt mot nettopp den delen fordi hun liker å fordype seg i komplekse spørsmål og skape seg en forståelse. Hun liker å oversette kompliserte tollregler til forståelig, konkret hjelp for kundene og holder seg stadig oppdatert når nye tollregler dukker opp – ikke bare i Sverige, men også i land som USA, Australia, Kina og Norge.
Saras jobb handler både om å slukke branner og å forebygge dem. Hun svarer på løpende spørsmål om dokumenter, tollavgifter, moms og hva som gjelder i ulike land. Hun går gjennom spesifikke saker når noe har stoppet i tollen og hjelper kunden å forstå hva som har skjedd. Hun reiser ut til kunder og holder opplæring i toll. Ved oppstart av nye kunder gjør Zendr en behovsanalyse av tollbehovene og ut fra det kan Sara enten gi en grunnleggende opplæring eller tilby mer dyptgående og bransjespesifikk kunnskap.
De vanligaste fallgruvene – ifølge Sara
Sara ser samme mønster dukke opp om og om igjen. Her er noen av de vanligste feilene:
- Ufullstendig eksportdokumentasjonDen store klassikeren! En oppgave mangler på tolldeklarasjonen – vekt, verdi, antall, beskrivelse eller noe annet. Da må saken håndteres manuelt og forsendelsen risikerer å bli stående fast.
- Manglende organisasjonsnummerKunder oppgir ofte bare sitt eget organisasjonsnummer - men glemmer mottakerens/importørens nummer. Det lar seg ofte løse, men det koster tid og kan skape unødvendige stopp.
- Feil importør – når leveringsadressen ≠ den som kjøpte varen. En vanlig feil er at man sender varer til et lager eller en annen adresse enn den som faktisk kjøpte varen, men glemmer å angi riktig importør. Da kan fortollingen havne på feil selskap – med feil som følge i både avgifter og moms.
- Skjulte kostnader, spesielt mot USA. Nye tollsatser til USA har gjort visse varer betydelig dyrere å importere, og noen ganger er det mer komplisert å fastslå tollsatsen enn man tror. Et eksempel er når man tror at det for en viss vare er 15 % tollsats fra EU til USA, men hvis varen egentlig er “Made in China” kan det bli 50 % i stedet. Den typen detaljer er det få som har kontroll på – om de ikke lever og ånder toll, som Sara.
Så hjelper Zendr kundene sine med å håndtere toll – i praksis
Zendr vil at deres kunder skal kunne fokusere på sin kjernevirksomhet, ikke på å prøve å bli tollspesialister over en helg. Sara og teamet hjelper til ved å:
- Tilby et verktøy for eksportdokumentasjon direkte i portalen. Det er bygget på Tollverkets maler, noe som gjør at Sara vet at dokumentene blir komplette når kundene bruker det.
- Ta samtalen når noe har gått galt. I stedet for å bare fikse problemet og si “ha en fin dag”, prøver Zendr alltid å forklare hva som skjedde, slik at kunden lærer og kan unngå samme feil neste gang.
- Holde kundene oppdatert når reglene endres Spesielt når land som USA innfører nye regler og tariffer, tar kundene kontakt for å få en gjennomgang – da går Sara inn og gir dem et oppdatert “tollbilde” basert på deres behov.
“Vi ønsker at kundene skal fokusere på det de er flinke til – sine produkter. Så fokuserer vi på toll og logistikk.”
